Da Lohn- und Gehaltserhöhungen für Unternehmen mit höheren Abgabenlasten verbunden sind, suchen Arbeitgeber wie Arbeitnehmer oft mals nach Möglichkeiten, steuerpfl ichtigen Arbeitslohn in steuerfreie oder pauschal besteuerte und möglichst sozialversicherungsfreie Zuwendungen umzuwandeln. Doch hierbei sind bestimmte gesetzliche Vorgaben zu beachten. Die Oberfi nanzdirektion NordrheinWestfalen hat sich in einem aktuellen Schreiben aus Juli 2015 zu den lohnsteuerlichen Voraussetzungen für eine steuerliche Anerkennung solcher Gehaltsumwandlungen geäußert.

Die Finanzverwaltung stellt zunächst klar, dass die Herabsetzung des Lohnanspruchs und die Umwandlung in steuerfreie Sachbezüge oder steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers nur anerkannt werden, wenn eine entsprechende Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor der Entstehung des Vergütungsanspruchs getroff en wurde. Es genügt somit nicht, wenn der Arbeitgeber lediglich bestimmte Teile des Arbeitslohns steuerfrei behandelt.

Darüber hinaus ist eine Gehaltsumwandlung nicht bei allen Zuschüssen oder Sachbezügen möglich. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Vergütungsbestandteilen, die für eine steuerliche Anerkennung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden müssen und solchen, bei denen es auf diese Zusätzlichkeit nicht ankommt.

Zu der ersten Fallgruppe gehören steuerfreie Kindergarten- oder Gesundheitszuschüsse sowie pauschal zu versteuernde Zuschüsse zu Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei einer Barlohnumwandlung werden die Steuerfreiheit beziehungsweise Pauschalbesteuerung und die Sozialversicherungsfreiheit nicht gewährt.

Beispiel: Arbeitnehmer Meyer erhält bisher arbeitsvertraglich einen Bruttoarbeitslohn von 3.000 Euro pro Monat. Ab Mai 2015 erhält er einen Zuschuss zu den Kindergartengebühren für sein Kind in Höhe von 75 Euro anstelle einer Barlohnerhöhung. Der steuerfreie Kindergartenzuschuss in Höhe von 75 Euro wird zusätzlich zum bisherigen Gehalt von 3.000 Euro gewährt und ist damit steuer- und sozialabgabenfrei. Hätte der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Meyer einen Kindergartenzuschuss in Höhe von beispielsweise 300 Euro gewährt und gleichzeitig den bisherigen Bruttoarbeitslohn auf 2.700 Euro abgesenkt, würde eine solche Barlohnumwandlung steuerlich nicht als zusätzliche Leistung anerkannt und eine Steuerund Sozialabgabenbefreiung versagt werden.

Die Finanzverwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass auch eine alternativ zu einer Gehaltsumwandlung vorgenommene Änderungskündigung bei unbefristeten Arbeitsverträgen nicht zulässig ist beziehungsweise steuerlich nicht anerkannt wird. Dagegen besteht bei befristeten Arbeitsverträgen die Möglichkeit, diese Arbeitsverträge zeitlich auslaufen zu lassen und in den neuen Arbeitsverträgen ein vermindertes Grundgehalt zuzüglich steuerfreier Arbeitgeberleistungen zu vereinbaren.

Bei anderen steuerfreien Leistungen des Arbeitgebers, wie der Erstattung von Verpfl egungsmehraufwendungen, Zahlung von Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschlägen oder der Gewährung von Warengutscheinen im Wert von maximal 44 Euro pro Monat, sind auch Barlohnumwandlungen möglich. Gleiches gilt auch für eine Firmenwagengestellung, Gewährung von arbeitstäglichen Mahlzeiten oder Erholungsbeihilfen.

Beispiel: Im August 2015 vereinbart der Arbeitgeber mit Meyer, den monatlichen Bruttoarbeitslohn von 3.000 Euro um 44 Euro herabzusetzen und gleichzeitig zukünft ig monatlich einen steuerfreien Warengutschein im Wert von 44 Euro zu gewähren. Die Gehaltsumwandlung ist für die Steuer- und Sozialabgabenfreiheit des monatlichen Warengutscheines von 44 Euro unschädlich.

Die Barlohnumwandlung bei den in der zweiten Fallgruppe genannten Leistungen wird von der Finanzverwaltung auch anerkannt, wenn der bisherige ungekürzte Arbeitslohn weiterhin Bemessungsgrundlage für künft ige Erhöhungen des Arbeitslohns oder anderer Arbeitgeberleistungen wie zum Beispiel Weihnachtsgeld ist. Unschädlich sind auch zeitlich befristete Gehaltsumwandlungen oder die Einräumung eines einseitigen Änderungsrechts des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers, sofern die Vereinbarungen im Vorhinein getroff en werden.